РЕГЛАМЕНТ работы с официальной электронной почтой

1.    ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Муниципальное образовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № M» имеет свой адрес электронной почты: schoolNNNN@MMM.ru
Электронная почта в муниципальном образовательном учреждении может использоваться только в административных и образовательных целях. Пользователи должны соблюдать правила и инструкции по работе с электронной почтой, этические нормы общения.
Перед отправлением сообщения или отчета необходимо проверить правописание и грамматику текста.
Пользователям запрещено:

  • участвовать в рассылке посланий, не связанных с образовательной или административной деятельностью работника;
  • пересылать по произвольным адресам не затребованную потребителями информацию (спам);
  • отправлять сообщения противозаконного или неэтического содержания;
  • использовать массовую рассылку электронной почты, за исключением необходимых случаев;
  • электронное послание не должно использоваться для пересылки секретной и конфиденциальной информации, поскольку является эквивалентом почтовой открытки.

2.    ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ, ПЕРЕДАЧИ И ПРИЕМА ДОКУМЕНТОВ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ

По электронной почте производится получение и отправка информации законодательного, нормативно-правового, учебного, учебно-методического характера (получение нормативно-правовых актов, приказов, получение форм и отправка статистических отчетов, отчетов по разным направлениям деятельности, ежемесячных отчетов по модернизации образования, реализации приоритетного Национального проекта «Образование», заявок на участие в конкурсах, смотрах, конференциях, заявок на приобретение в целях улучшения материально-технической базы учреждения и др.).
Для обработки, передачи и приема информации по электронной почте в Учреждении приказом директора назначается ответственное лицо (по возможности из числа специалистов кадровой службы или секретариата) – оператор электронной почты.
При создании электронного ящика, сайта Учреждения ответственное лицо направляет в комитет образования района свои электронные реквизиты для формирования базы данных района.
 Администрация Учреждения должна обеспечить бесперебойное функционирование электронной почты и получение информации не реже одного раза в день.
Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет оператор электронной почты.
Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь исходящий регистрационный номер.
Все передаваемые учебно-методические и справочно-информационные материалы должны передаваться с сопроводительным письмом.
При обучении работе с электронной почтой обучающихся ответственность за работу с почтой несет учитель.
 Для отправки электронного сообщения пользователь оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению официальных документов, в электронном виде и представляет по локальной сети или на электронном носителе оператору электронной почты.
 При получении электронного сообщения оператор:

  •     передает документ на рассмотрение администрации Учреждения или в случае указания непосредственно адресату;
  •     в случае невозможности прочтения электронного сообщения уведомляет об этом отправителя;
  •     целесообразно вести журнал приема-передачи электронной почты.

 При оформлении электронного сообщения необходимо заполнять следующие поля:

  •     адрес получателя;
  •     тема электронного сообщения;
  •     текст электронного сообщения (при необходимости, могут быть вложены различные файлы);
  •     подпись отправителя.

2.12   Отправка и получение электронных документов осуществляется с использованием программных  продуктов,  предназначенных для работы с  электронной  почтой. Выбор программного продукта осуществляется учреждением самостоятельно.
2.13        Отчет электронных документов осуществляется путем регистрации  в журнале регистрации входящих / исходящих документов.
2.14        Электронные документы дублируются в виде копий на бумажных носителях с присвоением номера входящего или исходящего документа. Сроки их хранения регламентируются иными нормативными актами.
 
3.    ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

 3.1 Изменение  официального  электронного   почтового  адреса  школы согласовывает с специалистами  управления образования, ведущими электронный документооборот и отвечающими за информатизацию системы муниципального образования.
3.2 По  факту  изменения  официального  электронного  адреса  школа  обязана уведомить   об   этом  управление  образования  в  течение   одного  рабочего  дня информационным письмом, направляемым с нового электронного адреса.
3.3 Ответственность за функционирование электронного документооборота  в учреждении несет руководитель учреждения.
 

Категория: